DEEP DIVE

Von Thomas Rosenstiel, 21. April 2020

Die Corona-Krise offenbart in vielen Organisationen, ob Ihre Maßnahmen zur Digitalisierung weit genug fortgeschritten waren. Wer dabei Nachholbedarf entdeckt hat, findet hier die fünf wichtigsten Funktionen für die digitale Zusammenarbeit räumlich getrennter Teams:

• Gespräche und Besprechungen
• Informell ad hoc kommunizieren
• Aufgaben kollaborativ erledigen
• Informationen teilen
• Dateien teilen

Für jede dieser Funktionen gibt es zahlreiche etablierte Werkzeuge die verschiedene Ansprüche und Anforderungen gerecht werden. Die hier genannten Produkte sind exemplarisch, ohne besondere Wertung, aufgeführt.

1) Gespräche führen: Videokonferenzen

Videokonferenzen per Internet gibt es bereits seit über zwanzig Jahren. In vielen Fällen wurden sie bislang vor allem als Telefonkonferenz mit Screensharing genutzt. Jetzt entfalten Videokonferenzen ihr Potential, um der fehlenden sozio-emotionale Erfahrung des persönlichen Gesprächs zu begegnen.

Der Einblick in das Homeoffice wird oft noch als intime Offenbarung wahrgenommen. Man sollte die Möglichkeit den Gesprächspartner sehen zu können jetzt unbedingt nutzen. Während durch Social Distancing soziale Aspekte des Arbeitslebens sowieso zu kurz kommen, hilft der visuelle Kontakt das Zugehörigkeitsgefühl der Kolleginnen und Kollegen zu stärken.

Videokonferenzlösungen gibt es von zahlreichen Anbietern, zum Beispiel Cisco WebEx, FastViewer, Google Meet, GoToMeeting, Microsoft Teams, Microsoft Skype, TeamViewer, Zoom.

2) Informell ad hoc kommunizieren: Chat-Systeme

Jedes Team funktioniert auch durch den Austausch von ad hoc Information. Der Zuruf im Büro oder das Gespräch an der Kaffeemaschine sind wichtige Möglichkeiten des Austauschs. E-Mails sind als digitaler Ersatz nicht unmittelbar genug und funktional eingeschränkt. Seit einigen Jahren füllen Chat-Systeme diese Lücke. Ähnlich wie in WhatsApp lassen sich dort Gruppen bilden oder Kanäle eröffnen. Chats sind die bessere Lösung, um gleichzeitig mit mehreren Personen ad hoc und diskursiv zu kommunizieren. Zum Beispiel würde im privaten Bereich heute niemand mehr einen Termin per E-Mail organisieren. Das findet bei Facebook oder in WhatsApp statt.

Ein weiterer Vorteil von Chats: sie lassen sich funktional erweitern und mit anderen Systemen, z.B. einem Aufgabenmanagement-System, integrieren.

Hier eine Auswahl von verbreiteten Produkten: Atlassian HipChat, Google Hangouts Chat, Microsoft Teams, Slack

3) Kollaborativ Aufgaben erledigen: Taskmanagement

Individuelle ToDo-Listen sind, auch ohne Corona, nicht mehr zeitgemäß. Wenn Teams verteilt Ergebnisse liefern sollen benötigen sie ein Werkzeug, um Aufgaben gemeinsam zu strukturieren und zu erledigen. Ein gemeinsames Bild über die Zielsetzung, den Umfang und den Stand der Arbeiten helfen, die eigene Verantwortung zu erkennen und eine persönliche Reihenfolge zu definieren. Besprechungen erhalten Struktur durch ein aktuelles und gemeinsames Bild auf den Restumfang. Die meisten Aufgabenmanagement-Systeme lassen sich mit den schon erwähnten Chat-Systemen integrieren, was die Kommunikation zu den Aufgaben effizienter macht.

Hier gibt es viele etablierte Werkzeuge, von einfachen Aufgabenlisten bis hin zu agilen Projektmanagement-Systemen: Asana, Atlassian Jira, Atlassian Trello, Microsoft Planner, monday.com

4) Kollaborativ Informationen teilen: Wiki & Co.

In Teams werden auch dauerhafte Informationen benötigt – z.B. Prozessdefinitionen, Dokumentationen, Listen oder Produktspezifikation. Gerade in einer räumlich verteilten Situation ist der schnelle Zugriff auf diese Informationen elementar. Alle Mitarbeiter sollten in einem kollaborativen Informationssystem Einträge erstellen, kommentieren und lesen können. In vielen Unternehmen sind kollaborative Informationssysteme, z.B. ein Wiki, als Intranet im Einsatz. Nicht immer sind diese geschützt von außen erreichbar. Das ist natürlich eine Grundvoraussetzung für den Einsatz vom Heimarbeitsplatz aus. In Unternehmen ohne zentrales Werkzeug schlummert meist viel zu viel Know How in individuellen E-Mail Ordnern. Insofern reduzieren solche Systeme effektiv Komplexität und schaffen Eindeutigkeit.

Verbreitete Produkte sind: Atlassian Confluence, MediaWiki, Microsoft SharePoint, Nuclino, XWiki

5) Dateien teilen: File Sharing-Platform

Ein Großteil der Informationen wird immer noch in Dateiformaten erstellt. Der Austausch von Dateien muss daher auch im Homeoffice einfach möglich sein. Der Versand per E-Mail-Anhang ist zwar noch weit verbreitet, hat aber viele Nachteile – z.B. die Diffusion von Information oder die limitierte Dateigröße. Sollte im Unternehmen für diese Aufgabenstellung nicht bereits eine Lösung vorhanden sein – z.B. extern erreichbare Netzlaufwerke – sind seit Jahren Cloud-Lösungen für diesen Zweck verfügbar. Mittlerweile sind diese auch datenschutzkonform, gehostet in Deutschland und für die Nutzung von Unternehmen verfügbar. Viele diese Cloud-Lösungen lassen sich ebenfalls in die erwähnten Chat-Systemen integrieren.

Auch hier haben alle großen Anbieter Lösungen im Portfolio: Amazon WorkDocs, box.com, Dracoon (D), Dropbox Business, Google Drive Business, Ionos HiDrive (1&1) (D), Microsoft Sharepoint / OneDrive Business, OwnCloud Online (D), Strato HiDrive Business (D), TeamDrive (D).

Photo von Mika Baumeister auf Unsplash